Weg met de Overtypfabriek: Hoe WeGroup de Volmachtketen Vernieuwt

Wie regelmatig bij volmachtkantoren over de vloer komt, zal dit scenario ongetwijfeld herkennen: een adviseur voert een uitgebreide risico-inventarisatie uit tijdens een gesprek met de klant en legt alles zorgvuldig vast in een gespreksverslag. De volgende dag worden diezelfde gegevens opnieuw ingevoerd in een adviesrapport. Vervolgens belanden delen daarvan bij de binnendienst, waar collega’s ze nogmaals invoeren om offertes op te vragen. En als er uiteindelijk een volmachtpartij aan te pas komt, wordt de informatie nóg een keer overgenomen voor het opmaken van de polis.

In sommige processen worden klant- en risicogegevens tot wel vijf keer handmatig overgetypt, gekopieerd of opnieuw ingevoerd in verschillende systemen. Dit is niet alleen inefficiënt, het verhoogt ook het risico op fouten, misverstanden en dubbel werk.

Waarom blijft dit bestaan?

Deze werkwijze is vaak historisch gegroeid. Verschillende systemen, afdelingen en rollen hebben elk hun eigen processen, formats en software. In de praktijk leidt dit tot versnippering, onnodige handelingen en eindeloze interne afstemming over informatie die allang bekend zou moeten zijn.

Denk aan foutieve postcodes, ontbrekende dekkingen of verouderde klantgegevens die per ongeluk worden doorgezet. Bovendien kost dit proces waardevolle tijd - tijd die veel beter besteed kan worden aan échte klantinteractie en advies.

Eén platform, één waarheid

Bij WeGroup geloven we dat dit anders kan en moet. Daarom hebben we een platform ontwikkeld dat de volledige keten ondersteunt: van risico-inventarisatie tot advies en bemiddeling, alles binnen één centrale omgeving.

Binnen dit platform werken adviseurs, binnendienstmedewerkers en volmachtpartijen met hetzelfde datamodel. Gegevens worden één keer correct vastgelegd en zijn daarna direct beschikbaar voor iedereen die ze nodig heeft, precies op het juiste moment.

Geen losse gespreksverslagen meer, geen PDF’jes of Excelbestanden die heen en weer gemaild worden, en geen eindeloze herhaling van handmatige invoer. Alles wat nodig is voor inventarisatie, advies en bemiddeling is overzichtelijk, actueel en veilig beschikbaar.

Wat levert dit op?

• Minder fouten: geen dubbele invoer of verouderde gegevens meer.
• Snellere doorlooptijd: van klantgesprek tot polis, zonder onnodige tussenstappen.
• Efficiëntere samenwerking: iedereen werkt met dezelfde actuele informatie.
• Verbeterde dataveiligheid: minder e-mailverkeer met gevoelige persoonsgegevens.

‍